Sich aus Kompromissen neue Chancen bauen!
„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel“, bekannte schon Goethe.
Aus meiner Sicht ist das Setzen von Prioritäten in meiner Rolle als Unternehmer und somit auch für meine gesamte Unternehmung eine der grössten Herausforderung für eine nachhaltige Entwicklung. Während früher noch viele Entscheidungen «Zeit hatten», erreichen uns heute neue Informationen und Aufgaben im Minutentakt.
Wenn ich Kollegen aus anderen Verwaltungsräten oder Geschäftsleitungsmitglieder auf dieses Thema anspreche, bestätigen mir alle die Brisanz und die Wichtigkeit des Themas «Prioritäten zu setzen». Auf die Frage, nach welcher Systematik oder definierter Reihenfolge bei Ihnen dieser Entscheidungsprozess stattfindet, erhalte ich in der Regel keine konkrete Antwort. Oft läuft in diesem Thema bei den Führungskräften vieles intuitiv und automatisch ab. Dies muss nicht immer falsch sein.
Aus meiner Sicht wäre es für alle eine sehr wertvolle Investition, sich mit diesem Thema einmal bewusst und systematisch auseinander zu setzen.
1 Wie würde meine ideale Welt aussehen?
Nie fremdbestimmt sein
Ich arbeite in einem Umfeld, wo ich immer meine Prioritäten selbst festlege. Ich habe einen klaren Plan und kann mich voll auf diesen fokussieren. Da wir im Team erfolgreich sind, stehen mir allen wichtigen Partner jederzeit zur Verfügung.
Sich die Zeit nehmen dürfen
Ich und meine Schlüsselmitarbeitenden oder Partner können sich bewusst Zeit nehmen, sich mit den grossen Entwicklungen in der Welt und der entsprechenden optimalen Strategie für die Unternehmung auseinander zu setzen. Wir erkennen frühzeitig die grossen Trends und richten die Unternehmung und Mitarbeiter optimal auf die neuen Chancen und Risiken aus. Wir haben die notwendige Zeit, uns mit den klaren priorisierten Themen im Detail stufengerecht zu beschäftigen. Wir müssen keine grossen Kompromisse eingehen, sondern können uns so intensiv und lange mit den Themen auseinandersetzen, bis eine für uns perfekte Lösung im Raum steht.
Immer ein gutes Gefühl haben
Wir als Team haben das Gefühl, unsere Prioritäten optimal erkannt und aktiv angegangen zu haben.
2 Sich der Realität stellen
Prioritäten werden uns durch das Umfeld gesetzt
Wer kennt nicht das Gefühl, am Morgen mit 100 Ideen und Plänen in den Tag zu starten? Nach einem intensiven Tag ist jedoch keine einzige der Ideen einen Schritt weiterentwickelt worden. Hier braucht es ein klares Zeitmanagement und den Mut, auch bewusst nein zu sagen.
Zu viele Themen mit höchster Priorität
Unsere Welt dreht sich immer schneller und wird jeden Tag komplexer. Wenn ich allen Erwartungen gerecht werden will, kann ich als Unternehmer gar nicht alle Themen mit der Priorität 1 mit der gleichen Intensität und Zeitbedürfnissen erledigen. Hier gilt die gleiche Regel – Mut zu Lücke und sich auf das absolute Wesentliche zu fokussieren.
Mehr spannende Themen als Zeit und Geld
Die Mehrheit der Unternehmer oder Geschäftsleitungsmitglieder steht im ewigen Konflikt mit dem Machbaren und den «einmaligen Chancen». Auch wenn wir mehr Ideen als Ressourcen haben, müssen wir auch hier über klare Prioritäten arbeiten.
Wir alle kennen das schlechte Gefühl, immer nur das «Nötigste» oder «Dringendste» zu machen. Es wäre toll, sich mit den wirklich wichtigen Themen auseinandersetzen zu können. Das Gefühl wird noch besser, wenn wir zusätzlich den Kern des Problems erkennen und eine nachhaltige Lösung entwickeln – statt nur das offensichtliche Problem zu beheben.
Nach dem kreativen Prozess müssen wir uns somit zwingen, nach einem klaren und im Vorfeld definierten Ablauf die wertvollen Ressourcen optimal einzusetzen. Das heisst nicht, dass man nicht auch einmal Zeit und Geld für eine «verrückte» neue Idee investieren soll. Vielleicht legt man hier den Grundstein für den nächsten grossen Schritt in der Entwicklung der Unternehmung.
Ich habe für mich einen klar definierten Prozess festgelegt, aufgrund welcher Daten und Faktoren ich ein neues Projekt einschätze oder eine bestehende Dienstleistung kritisch analysiere. Dieses Vorgehen über all die Jahre hat mir stark geholfen, klare Prioritäten zu setzen und weniger Ressourcen für «unrealistische Träume» zu verschwenden.
3 Wie gehen aus unserer Erfahrung die meisten Unternehmer mit diesem Thema um?
«Das Tagesgeschäft vor den Augen»
Aus meiner eigenen Erfahrung und vielen Kundengesprächen zeigt sich immer wieder, dass aus praktischen Gründen die offenen Themen aus dem Tagesgeschäft in der Regel die höchste Priorität geniessen.
Hier habe ich mir eine «eiserne Grundregel» gegeben:
Je weniger Zeit ich für eine Herausforderung habe, desto wichtiger ist es, sich dafür die notwendige Zeit zu nehmen. Es dient am Ende niemandem, mit vollem Einsatz ineffizient zu arbeiten oder die wertvollen Ressourcen in ein falsches Projekt zu investieren.
Je lauter «intern oder extern» desto höher die Aufmerksamkeit
Wer kennt folgende Probleme aus dem Tagesgeschäft nicht auch:
- Wir laufen Gefahr, einen wichtigen Kunden zu verlieren
- Ein internes Problem blockiert und hemmt eine ganze Abteilung
Es gibt viele dieser Beispiele, welche scheinbar immer die ungeteilte Aufmerksamkeit des Chefs verlangen. Dabei ist es verständlich, dass man sich diesen offensichtlichen Herausforderungen mit höchster Kraft entgegenstemmt. Etwas später – mit einer gewissen Distanz und Objektivität – sehen wir oft, dass aus der Situation die Probleme grösser gemacht worden sind als sie eigentlich waren oder gar nicht so dringend hätten erledigt werden müssen.
Wäre es somit nicht manchmal zielführender, sich den Brandursachen zu widmen, als immer die daraus entstehenden Feuer zu löschen? Diese Ursachen liegen jedoch meistens in strategischen Themen verborgen. Nehmen Sie sich diese wertvolle Zeit – sie kommt 1000 Fach zurück.
Strategie ist sehr wichtig, kommt jedoch leider erst am Ende dran
Wenn wir uns als Unternehmer, Verwaltungsrat oder Mitglied der Geschäftsleitung zu wenig Zeit für die Entwicklung der Strategie, das systematische Risikomanagement oder die kritische Auseinandersetzung mit den grossen Trends nehmen, ist dies kurzfristig nicht mit offensichtlichen Nachteilen verbunden. So ist es immer einfacher, die Strategie nach hinten zu verschieben anstatt einer Herausforderung aus dem Tagesgeschäft. Die Konsequenzen aus diesem kurzfristigen Ansatz können jedoch die Unternehmung «im falschen Moment» mit der vollen Kraft treffen.
4 Nach welchem Grundsatz organisiere ich mich
Auch ich leben nicht in der «idealen Welt» und muss mich jeden Tag der Realität stellen. Damit ich möglichst optimal mit dem Druck von aussen umgehen kann, habe ich zwei Grundsätze, nach denen ich «nach Möglichkeit» lebe:
4.1 Klare Vorstellungen definieren – danach handeln
© ASAGO AG
Wenn ich diese Grafik meinen Kunden zeige, ist keiner überrascht und jeder stimmt mir zu, dass man in dieser Reihenfolge vorgehen sollte. Auf die Frage, ob sie dann Ihre Unternehmung auch nach dieser Systematik führen, zögern die meisten mit einer Antwort.
Die Realität der Prioritäten sieht in der Regel leider oft anders aus. Die 1000 Themen auf dem Pult des Chefs dominieren den Tagesablauf und es bleibt für die wirklich wichtigen Themen kein Platz.
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Nur wenn ich die verschiedenen Themen optimal delegieren kann ist es realistisch, diesen logischen Weg einzuschlagen. Dazu muss ich als Unternehmer wissen, welches Schlüsselwissen und welche Kernkompetenzen in meiner Firma nötig sind und wer in meinem Team diese hat. Dies funktioniert in der Regel nur durch ein gelebtes strategisches Personalmanagement. Wie sonst könnte ich vertrauensvoll delegieren und so das vorhandene Wissen und die Ressourcen optimal einsetzen?
4.2 Alle Aufgaben und Projekte verbindlich priorisieren
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Priorisieren hat zwei grosse Vorteile:
a) Ich kann meine Ressourcen optimal und fokussiert einsetzen
b) Ich habe die Möglichkeit, Aufgaben und Projekte gezielt zu delegieren
Aus meiner Sicht ist die gezielte Delegation auf jeder Stufe einer Unternehmung eine der wichtigsten, jedoch auch anspruchsvollsten Aufgaben. Delegation heisst:
- Weitergabe von Verantwortung und Kompetenzen. Eine der grössten Chancen für mich als Chef, jedoch auch für den «Empfänger der Aufgabe».
- Kommunikation und Controlling sicherstellen. Mit der Delegation ist das Thema für mich nicht erledigt!
- Ich muss das Thema mit seinen Konsequenzen verstehen. Nur so kann ich entscheiden, ob – und falls ja – an wen ich diese Aufgabe delegieren kann.
5 Dank der optimalen Information die besten Prioritäten für die Unternehmung treffen können
Wir tragen als Verwaltungsrat oder Mitglied der Geschäftsleitung die Verantwortung, Entwicklungen früh zu erkennen und die Unternehmung optimal auszurichten.
© ASAGO AG
Profil meiner Unternehmung
Kennen wir die Faktoren, welche die Risikofähigkeit und Bereitschaft definieren? Haben wir jederzeit eine 360 Grad Betrachtung zur Verfügung?
Erkennen der grossen Themen
Sind die grossen Trends erkannt worden – fliessen die Chancen & Risiken in unsere Unternehmung und Produkte / Dienstleistungen ein?
Das operative Geschäft jederzeit sicherstellen
Sind die menschlichen und finanziellen Ressourcen optimal eingesetzt. Haben wir alle Risiken erkannt und die richtigen Schlüsse gezogen?
Die Weichen richtigstellen
Stellen unsere strategischen Projekte sicher, dass wir uns als Unternehmung richtig für die kommenden Herausforderungen aufgestellt haben? Sind die Organisation und unsere Angebote flexibel genug, schnell und konsequent zu reagieren?
6 Wie organisiere ich mich – als Unternehmer Thomas Hirsiger – optimal
Grundsatz 1: Erkennen, welche Aufgaben erstrangig (wichtig, dringend und nicht delegierbar) sind und für die Unternehmung den grössten Wert erbringen.
Grundsatz 2: Festlegen, welche Aufgaben und Projekte ich selbst erledigen «muss» und wo ich die Zeit und Qualität durch eine Delegation besser nutzen kann.
Grundsatz 3: Nutzen der digitalen Chancen! Wie kann ich über ideale Software-Angebote die Effektivität und Effizienz erhöhen?
Aus meiner Sicht sollte sich die Unternehmung zu einer eigenen Kultur verpflichten, die auf allen Ebenen gelebt wird. Die Erfahrung zeigt, wie wertvoll ein transparentes und systematisch erarbeitetes Selbstbild der Unternehmung ist. Die Führung ist verantwortlich, dass dieser Prozess regelmässig stattfindet und die Erkenntnisse daraus in alle Bereiche einfliessen.
7 Die Kunst, konsequent und doch jedoch flexibel handeln
Es ist eine der Königsdisziplinen, mit diesem scheinbaren Widerspruch erfolgreich umzugehen. Wenn ich vor lauter Organisation und festgelegten Prozessen und Abläufen meine Flexibilität verliere, ist am Ende niemandem geholfen, erst recht nicht ein Problem gelöst.
Aus meiner Sicht erreichen wir als Unternehmer oder Verantwortliche den grössten Effekt, wenn wir die Balance finden zwischen:
- das grosse Bild vor Augen haben
- das Tagesgeschäft auf allen Stufen sicherstellen
Nur wer top organisiert ist hat die Freiheit, spontan zu reagieren und trotzdem eine hohe Effizienz und Qualität zu haben.
8 Fazit
«Das Geheimnis des Erfolges»
- Fokussiere Dich auf die A-Prioritäten bis sie erledigt sind – erst dann kommen die Prioritäten B und C auf die Agenda.
- Delegiere so viele B- und C-Prioritäten wie möglich an die optimal geeignete Person.
- Das Ergebnis zählt am Ende. Suche eine Lösung für diese Herausforderung und verliere nicht Zeit damit, Brände zu löschen – diese kehren immer wieder zurück.
Basis für mich war in jeder Funktion ein optimales Dashboard, welches mir alle wichtigen Informationen intuitiv und klar aufgezeigt hat. Nur wer über die korrekten und aussagekräftigen Informationen verfügt, kann bewusst Entscheidungen treffen.
Über den Autor:
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| Thomas Hirsiger MBA / TEP
Gründer & Partner der ASAGO AG Thomas Hirsiger arbeitete in den höchsten Führungsgremien diverser Firmen in der Finanzbranche und führt seit 2008 seine eigene Vermögensverwaltungsfirma unter dem Namen Finiens Wealth Management AG. Dabei betreut er in einem speziell eingerichteten Family Office Unternehmer & Spitzensportler. Zusätzlich ist er in einigen Firmen als Verwaltungsrat tätig. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit zwei Geschäftspartnern die Unternehmens-beratungsfirma ASAGO AG. Er bekleidet dort die Aufgabe des CEO’s. Er unterhält viele Kontakte zu Unternehmern, Firmeninhabern und Verwaltungsräten und lässt diese Erfahrungen in die Entwicklung der Dienstleistungen mit einfliessen.
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